Uma coleção biológica é constituída de espécimes, inteiros ou em parte, fósseis ou seus vestígios englobando grupos animais e vegetais devidamente organizados e preservados reunindo informações acerca da biodiversidade servindo para fins de pesquisas, educação e suporte para tomadas de decisão. Seus dados constituem uma fonte bastante completa e, tal qual  seus registros físicos, são extremamente dinâmicos com aumento regular na quantidade e qualidade da informação. Nos últimos anos, a exemplo da iniciativa do SiBBr, houve um incremento na informatização dos bancos de dados aumentando diversas necessidades quanto ao seu gerenciamento e disponibilização pública.

Para cada registro em um acervo há uma série de categorias de dados como: taxonômicos, dados de determinação, informações do evento de coleta, localização, ambientes,  meios de preparo e preservação, atributos do objeto da coleção e outros tantos que podem envolver imagens, documentos e relações com outros acervos ou até mesmo com outros bancos estruturados. Para organizar e administrar estes complexos conjuntos de informações inter-relacionadas, desde 1987, um programa vem sendo desenvolvido e aplicado globalmente em acervos. O Specify é um software gratuito e multiplataforma, utilizado em diversos países e em mais de 450 coleções biológicas, auxiliando o gerenciamento em vários aspectos da curadoria como coleta, preservação, armazenagem, manejo e uso dos acervos, planejamento, interações, avaliação, relatórios e divulgação.

O workshop consistirá na explanação e uso direto do programa em computadores do Laboratório de Informática (MPEG) com uma base de dados para estudos, cada participante terá a oportunidade  de aprender sobre: configurações e necessidades de infraestrutura; inserção direta de dados; preparo, padronização e importação de planilhas de dados; alteração e manuseio interno; pesquisa e exportação; inserção de anexos e imagens; interações para empréstimos e geração de guias; introdução para saída de dados via relatórios ou etiquetas e aspectos para publicação de dados. Para mais conteúdos sobre o assunto indica-se os webinários promovidos pelo Projeto CESP/SBZ 2021 no canal do SIBBr aqui.
Será incentivado também o diálogo entre os ministrantes e o grupo com ênfase na personalização e aplicação do Specify de acordo com cada necessidade institucional ou acervo visando a propagação da informação e uso em coleções do país.